Como realizar uma alteração de convênio, solicitar readmissão, confirmar matrícula institucional, solicitar crédito de monitoria, alterar fiscal ou gestor de um contrato... A descrição de todos esses e vários outros serviços está disponível, por meio de diagramas, no Portal de Processos Organizacionais.

O espaço online foi lançado hoje, 17, em evento que ocorreu na Sala dos Conselhos, no prédio da Reitoria, e contou com a presença de representantes da gestão, servidores e diretores de Centro. O Portal de Processos já disponibiliza aos usuários, no momento, o passo-a-passo de 97 serviços executados por diversos setores da universidade.

“É importante que a própria universidade conheça os seus processos, para que possa oferecê-los com maior clareza, sabendo não só o que é feito, mas como é feito, a fim de se obter uma comunicação mais eficiente, se evitar qualquer tipo de retrabalho ou burocracia desnecessária”, explica a servidora Estelamaris Pina, responsável pelo Escritório de Processos Organizacionais (EPO), setor ligado à Pró-Reitoria de Planejamento (Proplan).

O trabalho de criação dos diagramas passou pela tentativa de entender, junto aos diversos setores, a forma como o fluxo de suas atividades é desenvolvido. É o que destaca o vice-reitor, Rosalvo Ferreira. “Essa é uma oportunidade ímpar, quando um trabalho coletivo, que depende do envolvimento de todos os setores, é apresentado em favor da instituição; um trabalho de fôlego, permanente, duradouro”.

O reitor Valter Santana afirma que, para superar os desafios impostos à universidade, é necessário dar atenção à forma como o trabalho é organizado e desenvolvido internamente. “Esse é um importante passo para avançar em nossa política de governança; é a universidade investindo em gestão para que esse investimento tenha impacto em seu objetivo finalístico. Esse é um exercício de entender como as atividades funcionam e propor melhorias ao seu funcionamento, buscando uma melhor eficiência em nossos serviços”, explica.

O Portal foi desenvolvido pela Superintendência de Tecnologia da Informação (STI). O professor Marcos Dósea, responsável pela Fábrica de Software, considerou o projeto um sucesso, especialmente vendo a capacidade de disponibilizar tantos diagramas em tão pouco tempo. “Esse sucesso pode ser atribuído ao apoio da gestão, ao método inovador que tem sido usado, ao trabalho da excelente equipe da STI, e ao empenho e comprometimento das pessoas envolvidas no projeto”.

Sérgio Sávio Ferreira da Conceição, pró-reitor de planejamento, chama a atenção para o fato de que o mapeamento dos processos na universidade, que resulta nos diagramas disponibilizados no portal, confere transparência à forma como as tarefas são desenvolvidas na instituição. “Essa é uma iniciativa muito boa da universidade, pois ajuda quem está entrando no setor, quem busca o serviço, e isso minimiza o monopólio da informação”, pontua.

O Escritório de Processos já mapeou os processos de trabalho de diversas pró-reitoriais, conhecendo a dinâmica das tarefas executadas e conseguindo, também, até mesmo propor melhorias no fluxo das atividades em alguns setores. Estela destaca esperar que este site torne-se uma referência para todos os usuários, de como é possível buscar os serviços da universidade.

Para conhecer o Portal de Processos Organizacionais, clique aqui.

Ascom

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