A Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento da Universidade Federal de Sergipe (Proplan/UFS), passou a contar com uma nova ferramenta tecnológica para otimizar a análise das pesquisas de preços, que tem por finalidade definir valores de referência em contratações. O novo sistema foi inserido à Coordenação de Custos e Avaliação Econômico-Financeira (CAEFI), passando a automatizar o processamento e a organização de grandes volumes de informações presentes nas pesquisas de preços realizadas. O sistema tem como objetivo simplificar documentos extensos, contendo listas de preços, possibilitando análise mais detalhada das informações.

A solução permite transformar documentos contendo extensas listas de preços em uma base estruturada de dados, possibilitando a análise sistemática das informações e proporcionando maior agilidade, precisão e segurança ao processo de avaliação dos preços de referência. Diante da alta demanda de informações, a conferência e o processo de levantamento, aquisição e avaliação demandava um período de tempo maior.

A pró-reitora de Planejamento e Orçamento da UFS, Fernanda Esperidião, destaca que o ganho de eficiência contribui para o aprimoramento dos mecanismos de controle.“Ao facilitar a identificação de valores discrepantes e permitir uma visualização mais ampla dos preços pesquisados, o sistema oferece melhores condições para a avaliação dos valores utilizados como referência nos processos de contratação”, destacou.

“Mais do que acelerar uma etapa do processo de contratação, a iniciativa demonstra como o conhecimento produzido e desenvolvido no ambiente universitário pode ser convertido em soluções aplicadas à própria administração pública, promovendo inovação, melhoria dos processos internos e uso mais eficiente dos recursos públicos”, complementou.

Já a coordenadora da CAEFI, Danielle Andrade, avaliou que o impacto da ferramenta na rotina do setor foi significativo.

“O ganho operacional foi gigantesco. A avaliação dos resultados gerados pelo sistema facilita muito a observação e o ajuste de preços que estejam muito acima dos valores praticados pelo mercado, levando a uma economia de tempo e de recursos para a Universidade”, destacou.

Marcos Castaneda, participante na construção do sistema, ressalta que com esse método, haverá a redução de tempo na análise das informações.

“Antes do sistema, a avaliação dos preços de referência de grandes compras levava de dois a três dias para ser computada. Com a implementação da ferramenta, essa análise é feita em segundos”, conta.

Roney Melo, estudante do curso de estatística da UFS e um dos idealizadores do projeto, salienta que a ideia foi buscar transformar os métodos manuais em uma solução mais tecnológica.

“A legislação e os critérios utilizados na análise das pesquisas de preços foram traduzidos em regras que podem ser processadas pelo sistema. O resultado é uma planilha estruturada com dados detalhados contendo informações de preços, valores médios, empresas pesquisadas e outros dados relevantes para a análise técnica. “Além disso, a ferramenta conta com recursos gráficos que otimizam a detecção de valores discrepantes”, explicou.