Ter, 24 de janeiro de 2023, 11:08

SEI começa a funcionar na UFS dia 13 de fevereiro
Primeira capacitação está prevista para 30 de janeiro

Gestores da Universidade Federal de Sergipe (UFS) estiveram reunidos nesta segunda-feira, 23, a fim de definir os últimos detalhes para a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na instituição. A nova ferramenta de protocolo permite a produção, edição, assinatura e trâmite de processos e documentos de forma 100% digital, garantindo maior celeridade e transparência. No entanto, de acordo com o superintendente de Tecnologia da Informação da UFS, Andrés Menéndez, por se tratar de um novo sistema, os servidores terão que passar por um treinamento.

“A participação dos servidores é necessária no treinamento porque todo mundo vai passar a usar os processos eletrônicos dentro desse novo sistema. O Sipac vai ser desativado, tanto a parte de envio de memorandos quanto a parte de processo eletrônico, e tudo será migrado para o SEI. Todos os processos que estão hoje tramitando, e até os arquivados, serão trazidos para o SEI”, reforça.

Ele informa que a partir de 13 de fevereiro todos vão utilizar esse novo sistema. “É por isso que os servidores e os técnicos precisam fazer o curso previamente, para que na hora que o sistema entrar em produção eles consigam tramitar seus processos”, lembra o superintendente.


Fotos: Schirlene Reis
Fotos: Schirlene Reis

Inicialmente, os servidores devem fazer o curso sobre o SEI ofertado pela Escola Nacional de Administração Pública, para entender o funcionamento básico do sistema. Posteriormente, no início de fevereiro, a UFS vai disponibilizar no Capacite-se um outro treinamento, para que as pessoas possam verificar o que tem de diferente em relação ao treinamento disponível no do ENAP e tirar suas dúvidas. O curso na plataforma Capacite-se é exclusivo para os servidores. Os terceirizados devem fazer o curso do ENAP.

“Só para fazer um histórico do que aconteceu com os processos eletrônicos, na época do Sipac, nós também demos uma capacitação, todo mundo teve que fazer para que tivesse um mínimo de impacto na hora que o sistema entrasse em produção. Agora é a mesma coisa, a gente solicita a todos que façam, para que a partir do dia 13 de fevereiro todos possam fazer seus processos já no sistema novo”, destaca Andrés.

Para ele, uma das principais vantagens do SEI será a facilidade do uso. “Inicialmente pode parecer muito diferente do que a gente está acostumado a fazer, mas no fundo são processos, são assinaturas, são trâmites que serão feitos de uma forma um pouco diferente, mas em um processo muito mais intuitivo, mais fácil e que pode ser usado em dispositivos móveis. Será um ganho em termos de facilidade de uso do sistema”, pontua.

“Um exemplo bem simples é que você pode criar um documento que tenha que ser assinado por várias pessoas. A gente hoje não consegue fazer isso dentro do Sipac, então você pode disparar um documento para ser assinado pela unidade B, pela unidade C, podendo recolher essas assinaturas de forma mais simples, mais rápida. Outra coisa é que você tem modelos de documentos, você pode criar seus próprios modelos e utilizar na hora de responder um despacho. Isso acelera muito, agiliza o trâmite de um processo, são coisas assim que não existem hoje no Sipac, são facilidades que existem no SEI, que é um sistema muito utilizado pelo Executivo”, complementa.


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Para a pró-reitora de Gestão de Pessoas da UFS, Thaís Ettinger, que participou da reunião de ajustes de implantação do sistema, neste primeiro momento a capacitação é essencial. “Em qualquer processo de mudança, seja de procedimento ou de sistema, é fundamental que haja uma efetiva participação dos envolvidos e, nesse caso, dos servidores e terceirizados que já operam o Sipac e, em breve, operarão o SEI. Por isso, pensamos em uma capacitação bem completa. Além da orientação que já foi dada para a realização do Curso ‘SEI Usar’, promovido pela ENAP, também disponibilizaremos uma turma no Capacite-se, com manual, tutoria e agenda para encontros virtuais”, reforça.

Haverá encontros virtuais com cada campus para tirar dúvidas com relação ao funcionamento do SEI. No treinamento, será trabalhada cada ação, a exemplo da abertura de processo, encaminhamento para assinatura e rotinas comuns. “Será um ambiente de treinamento, para todo mundo fazer o que precisar de forma simulada. Não será presencial, vamos reunir as pessoas e faremos de forma virtual, com o professor mostrando os procedimentos no SEI e tirando dúvidas”, garante Andrés Menéndez.

O SEI foi escolhido como a solução de processo eletrônico no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, e têm sido implantado em vários órgãos e entidades das mais variadas esferas administrativas.

Confira o cronograma de capacitação na UFS:

30/01 – Início do curso no Capacite-se
02/02 - 8h30h – Treinamento meet/teams pró-reitorias administrativas
02/02 - 14h30 – Treinamento meet/teams órgãos vinculados à reitoria
03/02 - 8h30 – Treinamento meet/teams pró-reitorias acadêmicas
03/02 - 14h30 – Treinamento meet/teams Centros São Cristóvão
06/02 - 8h30 – Treinamento meet/teams campus Itabaiana
06/02 - 14h30 – Treinamento meet/teams campus Lagarto
07/02 - 8h30 – Treinamento meet/teams campus Glória e Laranjeiras
09 a 11/02 – Migração de todos os processos do Sipac
13/02 – Entrada em produção do SEI

Ascom UFS

comunica@academico.ufs.br


Atualizado em: Ter, 24 de janeiro de 2023, 13:32
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