A Pró-Reitoria de Planejamento teve um ano bastante movimentado, sobretudo por conta dos cortes e bloqueios orçamentários, exigindo de sua equipe organização e capacidade administrativa.

A Proplan conseguiu neste ano construir ou colaborar na construção de novas iniciativas, assim como aperfeiçoar tarefas já existentes na universidade.

Relatório de Gestão 2021

O Relatório de Gestão é um documento que deve ser elaborado e apresentado anualmente, como forma de prestar contas da atuação da UFS. Neste ano, a Proplan agiu intensamente e alcançou o objetivo de cumprir e apresentar o relatório dentro do prazo estabelecido pelo Tribunal de Contas da União.

Além disso, assumiu a iniciativa na constituição de Grupo de Trabalho que coordenará a construção do Relatório de Gestão de 2022.

Planejamento Estratégico da Instituição

O processo de planejamento estratégico teve um olhar especial da Proplan. O PDI, que é o Plano de Desenvolvimento Institucional, está em vigor para o quinquênio 2021-2025. Trata-se de um documento no qual estão traçados os objetivos da instituição.

Para aperfeiçoar o acompanhamento do alcance desses objetivos, a Proplan lançou o Planejamento Estratégico Institucional (PEI) 2022, documento de periodicidade anual que contempla as ações estratégicas a serem tomadas pelas diversas áreas da UFS.

“Então, o que a gente previu no PDI, que eram objetivos estratégicos e metas, destrinchamos no PEI em ações”, explica o pró-reitor Sérgio Sávio Conceição. Cada setor apresenta então as ações que desenvolverá, e a Pró-Reitoria acompanha essas ações, faz a mensuração dos riscos sobre elas.

“Isso envolve toda a universidade, é uma etapa crucial no processo de planejamento estratégico, e com isso a gente vem consolidando essa prática dentro da instituição”, conta Sérgio. “Entendemos que nos próximos anos, com as unidades habituando-se a essa prática, vamos aperfeiçoando o sistema e melhorando a cada ano”, projeta.

A Pró-Reitoria tem buscado a consolidação da cultura de planejamento estratégico, com reuniões constantes entre os setores. Para isso, lançou e implementou os sistemas FORPDI e FORRiscos.

Portal de Processos Organizacionais

Através do Escritório de Processos Organizacionais, a Proplan criou e lançou o Portal de Processos Organizacionais, que possibilita o acesso aos fluxogramas mapeados de diversas áreas da instituição.

Segundo Sérgio Sávio, com a criação do Escritório, foram sendo mapeados os processos das atividades desempenhadas pelos diversos setores da UFS. “Todos os processos que a gente mapeia, sobre os quais criamos fluxos processuais, eles constam lá [no Portal], separados por área”, explica.

“Estão disponíveis para toda a sociedade: a pessoa entra lá e conhece o passo a passo de cada processo que a universidade faz, como ele pode atender sua demanda”, acrescenta. “É muito interessante, uma prática de gestão bem disseminada e com a qual conseguimos agora avançar”, afirma.

Aprimoramento de ações

Atividades já rotineiras na UFS foram avaliadas pela Ploplan, que buscou aperfeiçoá-las, a fim de dar mais celeridade, transparência ou melhoria no desempenho. Algumas dessas ações de aprimoramento:

- Implementação de nova metodologia de aquisições na UFS, com a atualização do Plano de Gerenciamento de Compras e Plano de Compras Anual, englobando treinamento e orientações aos setores;

- Lançamento e implementação de nova metodologia de gerenciamento e fiscalização de contratos, culminando na divulgação da Instrução Normativa nº 10/2022, que fortalece a governança dos atos praticados e dá novas atribuições aos atores;

- Implementação de novo fluxo processual para apuração de responsabilidade contra fornecedores infratores, simplificando a metodologia e possibilitando maior celeridade nos processos;

- Deliberações e orientações acerca da obrigatoriedade da utilização dos itens de planejamento da contratação de forma eletrônica (DFD, ETP, Análise de Riscos e TR), melhorando a gestão e controle e diminuindo incidências de erros e retrabalho;

- Avanço significativo do projeto de mapeamento de processos institucionais, com mais de 200 fluxogramas finalizados e publicados;

- Elaboração e implementação de estudo acerca da melhor estratégia para a frota de veículos da UFS, culminando na adoção da locação para veículos leves e processo de desfazimento de veículos inservíveis ou defasados;

Contribuição para melhorias estruturais

A Proplan atuou intensamente para a melhoria ou viabilização de situações estruturais da universidade. Entre essas ações:

- Interlocução com a Bancada Parlamentar de Sergipe no gerenciamento de emendas que visam a construção do Campus do Sertão;

- Viabilização de processos licitatórios de mobiliário e eletrodomésticos, com aquisições para atendimento a toda à coletividade da UFS;

- Viabilização de processos de materiais hospitalares para combate à COVID-19, equipamentos musicais e audiovisual e energia fotovoltaica;

Perspectivas

A atuação da Proplan em 2022 focou também no aperfeiçoamento de áreas visando melhorias futuras, como as atividades a seguir:

- Iniciativa na constituição de Grupo de Trabalho que proporá norma para disciplinar a metodologia de custos mais adequada no uso dos espaços da Universidade;

- Iniciativa na constituição de Grupo de Trabalho que coordenará a transição da Lei nº 8.666/93 para a Lei nº 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações).

Ascom
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